El administrador gestiona el día a día de la comunidad: prepara el plan de gastos, cobra y paga, ejecuta los acuerdos sobre obras, ordena las reparaciones urgentes y custodia la documentación a disposición de los propietarios (art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal). Lo nombra y lo cesa la junta, y su cargo dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa. Si no se nombra administrador, sus funciones las ejerce el presidente. Cuando el administrador saliente no entrega las cuentas o los documentos, la comunidad puede reclamárselos en el juzgado.
Quién puede ser administrador
La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) permite que el cargo lo ocupe cualquier propietario, una persona física con «cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida» o una persona jurídica, en los términos que establezca el ordenamiento (art. 13.6). Puede ser también el secretario de la comunidad. Si la junta no nombra a nadie, administra el presidente (art. 13.5).
La LPH no menciona la colegiación: lo que exige al profesional es esa cualificación. Antes de contratar, pide que te la acredite y que te diga qué seguro de responsabilidad civil tiene. En Cataluña, si la comunidad encarga la administración a un profesional externo, este asume también la secretaría y puede cobrar por ello (arts. 553-15.2 y 553-15.6 del Código Civil de Cataluña).
Qué tiene que hacer
| Función | Artículo |
|---|---|
| Velar por el buen régimen de la casa y advertir a los propietarios que incumplen | 20.a LPH |
| Preparar con antelación el plan de gastos previsibles y proponer cómo financiarlo | 20.b LPH |
| Ordenar las reparaciones urgentes y dar cuenta inmediata al presidente | 20.c LPH |
| Ejecutar los acuerdos sobre obras, cobrar y pagar | 20.d LPH |
| Custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios | 20.e LPH |
| Como secretario: emitir el certificado de deudas en un máximo de siete días naturales | 9.1.e LPH |
| Como secretario-administrador profesional: reclamar a los morosos por el proceso monitorio, si la junta lo acuerda | 21.2 LPH |
Quien hace de secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas (art. 19.4 LPH). Si actúa como secretario-administrador profesional y no va a intervenir en la reclamación judicial, su certificado de deuda para el monitorio no necesita la firma del presidente (art. 21.3). Más en vecinos morosos.
Nombramiento, duración y cese
Nombrar y cesar al administrador corresponde a la junta (art. 14.a LPH). Es un acuerdo de mayoría simple: en primera convocatoria, la mayoría del total de propietarios que represente la mayoría de las cuotas; en segunda, la mayoría de los asistentes siempre que represente más de la mitad de las cuotas presentes (art. 17.7). El nombramiento dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa, y la junta puede cesarlo antes en sesión extraordinaria (art. 13.7).
Una cosa es el cargo y otra el contrato de servicios que la comunidad firma con el profesional. Revisa antes de la junta su duración, el preaviso pactado y qué dice sobre los honorarios pendientes.
Cómo pedirle las cuentas y los documentos
Las cuentas las aprueba la junta (art. 14.b LPH) y cualquier propietario puede pedir que se trate en la próxima junta un asunto concreto, por ejemplo una auditoría de las cuentas, dirigiendo un escrito al presidente (art. 16.2). La junta también resuelve las reclamaciones de los propietarios contra la actuación del administrador (art. 14.a). En Cataluña la ley lo dice expresamente: el administrador responde de su actuación ante la junta (art. 553-18.2 del Código Civil de Cataluña).
El administrador gestiona fondos y servicios por encargo de la comunidad. El Código Civil obliga a quien actúa por cuenta de otro a dar cuenta de sus operaciones y a entregar lo recibido (arts. 1709 y 1720), y a indemnizar los daños que cause por dolo o negligencia al cumplir sus obligaciones (art. 1101). Si el administrador saliente no entrega la documentación o los fondos, la comunidad puede requerírselo por escrito y, después, demandarle.
Acordad también la autorización para demandar. En la misma junta en la que cambiéis de administrador, acordad que el presidente pueda reclamar judicialmente la documentación y los saldos si no se entregan. El Supremo exige, por regla general, un acuerdo de la junta que autorice al presidente a ejercitar acciones judiciales (STS 700/2026, de 7 de mayo).
Cambiar de administrador, paso a paso
- Revisa el contrato vigente: duración, preaviso y forma de notificar la baja.
- Pide al presidente que incluya en el orden del día el cese del actual y el nombramiento del nuevo, con los presupuestos recibidos.
- Aprobad en junta el cese, el nombramiento, la autorización para reclamar y quién firmará en las cuentas bancarias.
- Notificad el acuerdo por escrito al saliente con una lista de lo que debe entregar: libros de actas, contabilidad y justificantes, contratos, pólizas, relación de deudores y estado del fondo de reserva.
- Firmad un acta de entrega con lo recibido y lo que falta.
Lo práctico: el fondo de reserva es de la comunidad (art. 9.1.f LPH), no del administrador. Comprueba que la cuenta bancaria está a nombre de la comunidad y que el cambio de firmas se hace el mismo día de la entrega.
Preguntas que nos hacéis cada semana
¿Puede ser administrador un vecino?
Sí. Cualquier propietario puede ejercer el cargo (art. 13.6 LPH), y si no se nombra a nadie lo ejerce el presidente.
¿Puedo ver las facturas de la comunidad?
Sí. El administrador custodia la documentación a disposición de los propietarios (art. 20.e LPH). Pídelo por escrito y concreta qué documentos quieres consultar.
¿Puede el administrador reclamar a un vecino que no paga?
Puede presentar el monitorio como secretario-administrador profesional si la junta lo acuerda (art. 21.2 LPH).
¿Hace falta esperar a la junta ordinaria para cambiarlo?
No. La junta puede cesarlo antes de que termine el año en una junta extraordinaria (art. 13.7 LPH), que convoca el presidente o, si no lo hace, la cuarta parte de los propietarios o el 25 % de las cuotas.
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Continúa tu historia
→ Presidente de la comunidad
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→ Cómo funciona la comunidad de propietarios
Marco legal: arts. 9.1.e y f, 13.5 a 13.7, 14, 16.2, 17.7, 19.4, 20 y 21 de la Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal · arts. 1101, 1709 y 1720 del Código Civil · arts. 553-15 y 553-18 del Código Civil de Cataluña · STS 700/2026, de 7 de mayo. Contenido revisado por el equipo jurídico de The Juris · octubre de 2026.