Los administradores tienen tres meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales (art. 253 de la Ley de Sociedades de Capital, LSC), la junta debe aprobarlas en los seis primeros meses (art. 164) y después hay un mes para depositarlas en el Registro Mercantil (art. 279). Los libros se legalizan por vía telemática en los cuatro meses siguientes al cierre (art. 18 de la Ley 14/2013). Sin depósito, el Registro se cierra al año del cierre del ejercicio y la multa va de 1.200 a 60.000 € (art. 283 LSC).
Qué libros lleva una sociedad
Todo empresario lleva una contabilidad ordenada con, al menos, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro diario (art. 25 del Código de Comercio). En el primero se transcriben, como mínimo cada trimestre, los balances de comprobación y, al cierre, el inventario y las cuentas; el diario registra las operaciones día a día o sus totales por periodos de hasta un trimestre, si el detalle consta en otros registros (art. 28). Las sociedades llevan además un libro de actas (art. 26).
Todos los libros obligatorios, incluidos el de actas y el registro de socios, se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil una vez cumplimentados y antes de que pasen cuatro meses desde el cierre (art. 18 de la Ley 14/2013). Libros, correspondencia y justificantes se conservan seis años desde el último asiento, también tras cesar en la actividad; en una sociedad disuelta, esa obligación pasa a los liquidadores (art. 30 del Código de Comercio).
El calendario de un ejercicio que cierra el 31 de diciembre de 2026
Fechas calculadas por nosotros a partir de los plazos legales:
| Obligación | Fecha límite | Norma |
|---|---|---|
| Formular cuentas, informe de gestión y propuesta de aplicación del resultado | 31 de marzo de 2027 | Art. 253 LSC (tres meses) |
| Legalizar los libros del ejercicio | 30 de abril de 2027 | Art. 18 Ley 14/2013 (cuatro meses) |
| Aprobar las cuentas en junta ordinaria | 30 de junio de 2027 | Art. 164 LSC (seis primeros meses) |
| Declarar el Impuesto sobre Sociedades | Del 1 al 25 de julio de 2027; como el 25 es domingo, pasa al lunes 26 | Art. 124.1 Ley 27/2014; art. 30.5 Ley 39/2015, supletoria por el art. 7.2 LGT |
| Depositar las cuentas en el Registro Mercantil | Un mes desde la aprobación (si se aprueban el 30 de junio, el 30 de julio) | Art. 279 LSC |
| Cierre del Registro si no se han depositado | Pasado el 31 de diciembre de 2027 | Art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil (un año desde el cierre) |
Formular, auditar y aprobar
Las cuentas comprenden balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria (art. 254), y las firman todos los administradores, indicando la causa si falta alguna firma (art. 253.2). Pueden usar balance abreviado, sin esos dos estados, las sociedades que durante dos ejercicios seguidos cumplen dos de estos límites: activo de hasta 4 millones de euros, cifra de negocios de hasta 8 millones y una media de hasta 50 trabajadores (art. 257).
La auditoría es obligatoria salvo que durante dos ejercicios consecutivos se cumplan dos de estos límites: activo de hasta 2.850.000 €, cifra de negocios de hasta 5.700.000 € y una media de hasta 50 trabajadores (art. 263). Aunque no lo sea, los socios con el 5 % pueden pedir al registrador que nombre un auditor a cargo de la sociedad si no han pasado tres meses desde el cierre (art. 265.2).
Desde la convocatoria, cualquier socio puede obtener gratis y de inmediato los documentos que se votan, y, salvo que los estatutos digan otra cosa, los que tengan el 5 % pueden examinar en el domicilio social, con un experto contable, los que los soportan (art. 272). Solo se reparten dividendos si el patrimonio neto no queda por debajo del capital (art. 273), y antes se destina el 10 % del beneficio a la reserva legal hasta que alcance el 20 % del capital (art. 274), o el 20 % del beneficio en la SL con capital inferior a 3.000 € (art. 4.1).
Qué pasa si no depositas las cuentas
- Cierre del Registro. Pasado un año desde el cierre del ejercicio sin depósito, no se inscribe ningún documento de la sociedad hasta que se deposite, salvo el cese o la dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución, el nombramiento de liquidadores y lo que ordene un juez o la Administración (art. 282 LSC y art. 378 del Reglamento del Registro Mercantil).
- Multa. El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer a la sociedad de 1.200 a 60.000 €, y hasta 300.000 € por año de retraso si factura más de 6 millones. Si depositas antes de que se inicie el expediente, se impone en su grado mínimo y reducida a la mitad. Prescribe a los tres años (art. 283).
- Concurso. No haber formulado, auditado cuando era obligatorio o depositado las cuentas en alguno de los tres últimos ejercicios hace presumir, salvo prueba en contrario, que el concurso es culpable (art. 444.3 del texto refundido de la Ley Concursal); incumplir sustancialmente la contabilidad o llevar doble contabilidad lo hace culpable en todo caso (art. 443.5).
Si la junta no aprueba las cuentas, por ejemplo por un bloqueo entre socios, el cierre del Registro se evita presentando antes de que pase el año una certificación del órgano de administración con firmas legitimadas que explique la causa, o el acta notarial de la junta, y renovándola cada seis meses; los ejercicios siguientes hay que depositarlos igual (art. 378.5 y 6 del Reglamento del Registro Mercantil).
Lo práctico: el día que cierras el ejercicio, anota las fechas del cuadro. Si eres administrador y hay pérdidas, comprueba al formular si el patrimonio neto ha bajado de la mitad del capital: desde ese momento corren los dos meses del deber de disolver. Si eres socio minoritario, los tres meses para pedir auditor empiezan el día del cierre.
Preguntas que nos hacéis cada semana
Soy socio único y administrador. ¿También tengo que aprobar y depositar las cuentas?
Sí. Los plazos de formular, aprobar y depositar son los mismos, y las decisiones del socio único se recogen en acta en el libro correspondiente (art. 97.2 del Reglamento del Registro Mercantil).
Aprobamos las cuentas en septiembre. ¿Son válidas?
Sí: la junta ordinaria es válida aunque se celebre fuera de plazo (art. 164.2). El mes para depositar cuenta desde la aprobación (art. 279), pero el cierre del Registro llega igualmente al año del cierre del ejercicio si no se han depositado (art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil).
¿Cuánto tiempo guardo libros y facturas?
Seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio), con independencia de los cuatro años de prescripción tributaria (art. 66 de la Ley General Tributaria).
Como administrador, ¿respondo personalmente si no se depositan?
La multa del art. 283 se impone a la sociedad. Tu responsabilidad personal depende de que causes un daño con dolo o culpa (art. 236) o de no actuar ante una causa de disolución (art. 367), y en un concurso la falta de depósito pesa en la calificación. Responsabilidad de los administradores.
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Marco legal: arts. 25 a 30 del Código de Comercio · art. 18 de la Ley 14/2013 · arts. 4, 164, 236, 253 a 283 y 367 LSC · arts. 97 y 378 del Reglamento del Registro Mercantil · art. 124 de la Ley 27/2014 · art. 30 de la Ley 39/2015 · arts. 7 y 66 LGT · arts. 443 y 444 del texto refundido de la Ley Concursal. Contenido revisado por el equipo jurídico de The Juris · octubre de 2026.